Khi có nhiều tổ gia công, quản lý bằng điện thoại ra sao cho không bị nhầm

Nhiều chủ xưởng may nhỏ và vừa hiện nay quản lý tổ gia công chủ yếu bằng điện thoại: gọi nhanh, nhắn Zalo, gửi hình bán thành phẩm, chốt số lượng trong ngày. Cách này tiện, tiết kiệm, không cần đầu tư hệ thống lớn. Nhưng khi số tổ tăng lên 3, 5 hay 10 tổ, nếu không có nguyên tắc thống nhất thì rất dễ xảy ra tình trạng nhầm mã hàng, nhầm số lượng, nhầm ngày giao, nhầm người chịu trách nhiệm. Đến lúc hàng về thiếu, lỗi công đoạn hoặc chậm chuyền, chủ xưởng lại phải lục từng tin nhắn để đối chiếu, mất thời gian hơn cả việc làm giấy tờ.

Bài toán ở đây không phải là có nên quản lý bằng điện thoại hay không, mà là quản lý như thế nào để điện thoại trở thành công cụ rõ việc, rõ người, rõ thời điểm. Với bối cảnh xưởng may Việt Nam, nhiều đơn gấp, nhân sự thay đổi liên tục, tổ gia công làm ở nhiều địa điểm khác nhau, cách làm hiệu quả nhất là chuẩn hóa thông tin ngay từ đầu, dù vẫn chỉ dùng điện thoại.

Vì sao càng nhiều tổ gia công càng dễ bị nhầm?

Khi mới có 1-2 tổ, chủ xưởng thường nhớ được bằng đầu: tổ nào đang may cổ, tổ nào đang ráp thân, tổ nào còn nợ hàng hôm trước. Nhưng khi số lượng tổ tăng lên, trí nhớ và các đoạn chat rời rạc không còn đủ tin cậy nữa. Có 4 nguyên nhân rất hay gặp trong thực tế:

• Không thống nhất cách gọi mã hàng: cùng một mã nhưng người gọi theo tên khách, người gọi theo màu vải, người gọi theo kiểu áo. Ví dụ có người nhắn “áo polo xanh”, người khác nhắn “mã P23”, người khác nữa lại gọi “đơn bên Bình Dương”.
• Mỗi tổ báo một kiểu: tổ thì gửi số lượng bằng tin nhắn, tổ lại chụp sổ tay, tổ khác gọi điện miệng. Khi cần tổng hợp, thông tin không nằm cùng một mẫu.
• Thiếu mốc thời gian rõ ràng: báo “chiều giao”, “mai xong”, “sắp lên hàng” là những câu rất dễ gây hiểu sai. Trong xưởng, lệch nửa ngày cũng có thể làm trễ đóng hàng.
• Không chốt người đầu mối: cùng một tổ nhưng lúc thì chủ tổ báo, lúc thợ chuyền báo, lúc tài xế báo. Cuối cùng không biết tin nào là tin chốt.

Nếu quản lý bằng điện thoại mà không có quy ước, vấn đề không nằm ở điện thoại. Vấn đề nằm ở chỗ thông tin đi nhanh nhưng không có chuẩn để đối chiếu.

Muốn không nhầm, trước hết phải chốt 5 quy ước chung

Chủ xưởng không cần làm quy trình quá phức tạp. Chỉ cần áp dụng được 5 quy ước dưới đây là đã giảm nhầm đáng kể.

1. Mỗi tổ gia công phải có một mã cố định

Đừng quản lý bằng tên gọi miệng như “tổ chị Lan”, “tổ ngoài Hóc Môn”, “tổ ở nhà anh Tư”, vì rất dễ trùng hoặc đổi người. Hãy đặt mã đơn giản như T01, T02, T03. Khi nhắn việc, luôn bắt đầu bằng mã tổ. Ví dụ: T03 - mã hàng P23 - nhận 1.200 thân trước - giao 17h ngày 12/04. Chỉ cần thêm mã tổ, việc tìm lại lịch sử chat và đối soát sẽ dễ hơn nhiều.

2. Mỗi mã hàng chỉ dùng một tên gọi thống nhất

Trong thực tế, nhiều xưởng bị rối vì bộ phận cắt, chuyền và tổ gia công gọi khác nhau. Cách đơn giản là thống nhất một dòng chuẩn gồm: mã hàng - màu - công đoạn. Ví dụ: P23 - xanh đen - tra cổ. Từ lúc giao việc, nhắn tiến độ đến lúc nghiệm thu đều dùng đúng dòng này. Không dùng tên tắt theo thói quen từng người.

3. Tất cả báo cáo trong ngày phải theo một mẫu

Chủ xưởng nên soạn sẵn một mẫu tin nhắn để tổ nào cũng gửi giống nhau. Ví dụ:

1. Mã tổ
2. Mã hàng
3. Công đoạn
4. Số nhận đầu ngày
5. Số hoàn thành trong ngày
6. Số lỗi/tồn
7. Giờ dự kiến giao

Mẫu này có thể ghim ngay trong nhóm chat Zalo. Khi mọi tổ báo cùng định dạng, chỉ cần nhìn lướt là thấy tổ nào chậm, tổ nào đang thiếu hàng, tổ nào có lỗi tăng bất thường.

4. Việc giao nhận phải có hình và số

Rất nhiều tranh cãi phát sinh ở khâu giao bó hàng: bên giao nói đủ, bên nhận nói thiếu; bên nhận nói có lỗi sẵn, bên giao nói lúc ra khỏi xưởng vẫn đẹp. Cách xử lý thực tế là khi giao hoặc nhận, luôn gửi 1 ảnh tổng bó hàng + 1 ảnh tem/phiếu + tin nhắn số lượng. Không cần chụp cầu kỳ, chỉ cần đủ để làm mốc đối chiếu.

5. Chỉ định một người chốt cuối cùng

Mỗi tổ chỉ nên có 1 đầu mối xác nhận. Có thể là chủ tổ hoặc người phụ trách nhận hàng. Các thành viên khác nếu báo tiến độ thì chỉ để tham khảo, còn số cuối cùng dùng để tính lương, tính giao hàng phải do người chốt xác nhận. Điều này giúp tránh cảnh ba người báo ba con số khác nhau.

Cách tổ chức nhóm chat và cuộc gọi để đỡ loạn

Nhiều xưởng hiện nay dùng Zalo song song với gọi điện. Đây là cách phù hợp vì điện thoại vẫn là công cụ nhanh nhất ngoài hiện trường. Tuy nhiên, nên tách rõ từng loại trao đổi.

• Nhóm chung toàn xưởng: chỉ dùng để thông báo lịch giao hàng, thay đổi ưu tiên đơn, lịch tăng ca, lịch xe đi nhận hàng.
• Nhóm theo từng tổ: dùng để giao việc, nhận báo cáo, gửi hình lỗi, chốt giờ giao nhận.
• Cuộc gọi trực tiếp: chỉ dùng khi có việc gấp như thiếu hàng, lỗi hàng loạt, khách đổi gấp thông số, xe đến sớm hơn dự kiến.

Sau mỗi cuộc gọi quan trọng, nên có một tin nhắn chốt lại trong nhóm. Ví dụ: Chốt theo điện thoại lúc 14h20: T02 ưu tiên xong 300 cái mã P23 trước 18h hôm nay, phần còn lại giao sáng mai 8h. Việc này nghe có vẻ nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng, vì nhiều sai sót xảy ra không phải lúc gọi mà xảy ra vài tiếng sau khi mỗi người nhớ một kiểu.

Nếu xưởng có nhiều đơn đan xen, nên đặt tên nhóm theo cấu trúc dễ tìm: T01 - Gia công cổ, T02 - Hàng jacket hoặc T03 - Quận 12. Tránh đặt tên chung chung như “Nhóm làm việc”, “Tổ may”, vì khi cần tìm rất mất thời gian.

Một quy trình quản lý bằng điện thoại mà xưởng nhỏ có thể áp dụng ngay

Dưới đây là quy trình đơn giản, phù hợp cho chủ xưởng đang làm với nhiều tổ gia công nhưng chưa có phần mềm riêng:

1. Sáng: gửi tin nhắn giao việc theo mẫu cho từng tổ, ghi rõ mã hàng, công đoạn, số lượng, giờ cần trả.
2. Giữa ngày: yêu cầu mỗi tổ cập nhật một lần tiến độ vào khung giờ cố định, ví dụ 11h30 hoặc 14h.
3. Cuối ngày: tổ gửi báo cáo hoàn thành, tồn, lỗi, hình hàng đã bó hoặc đã giao.
4. Người tại xưởng đối chiếu: khi hàng về thì kiểm số và phản hồi ngay trong nhóm nếu có lệch.
5. Chủ xưởng chốt sổ: ghi lại theo từng tổ để hôm sau không phải lục lại toàn bộ tin nhắn.

Nếu muốn làm gọn hơn, có thể dùng một biểu mẫu online đơn giản để tổ điền trên điện thoại, nhưng ngay cả khi chưa dùng biểu mẫu, chỉ cần tuân thủ mẫu nhắn thống nhất là đã tốt hơn rất nhiều so với báo miệng.

Xem thêm kinh nghiệm tổ chức đầu việc sản xuất tại chuyên mục quản lý xưởng.

Những lỗi chủ xưởng hay gặp khi nghĩ rằng mình đang “quản lý bằng điện thoại”

Nhiều người thực ra không quản lý bằng điện thoại, mà chỉ đang chữa cháy bằng điện thoại. Dấu hiệu rất dễ nhận ra:

• Sáng nào cũng phải gọi hỏi từng tổ “đang tới đâu rồi?”.
• Khi có lỗi hàng thì không tìm lại được lúc giao ai là người xác nhận.
• Đến kỳ tính công hoặc thanh toán gia công thì mỗi bên giữ một con số khác nhau.
• Khách giục hàng nhưng chủ xưởng không biết chính xác hàng đang nằm ở tổ nào.

Nếu đang gặp các tình huống này, đừng vội nghĩ phải đầu tư phần mềm lớn. Thứ cần sửa trước là kỷ luật thông tin: tên gọi thống nhất, mẫu báo cáo thống nhất, giờ báo thống nhất, đầu mối xác nhận thống nhất. Khi nền này chắc rồi, sau này có dùng thêm công cụ nào cũng dễ.

Quản lý nhiều tổ gia công bằng điện thoại không khó, cái khó là giữ cho mọi trao đổi đều có chuẩn. Với xưởng may Việt Nam, nơi đơn hàng thay đổi nhanh và áp lực giao hàng rất sát, chỉ cần thiếu một bước chốt bằng tin nhắn là có thể kéo theo cả loạt nhầm lẫn phía sau. Làm chặt từ mã tổ, mã hàng, mẫu báo cáo đến khâu giao nhận, chủ xưởng sẽ bớt phụ thuộc vào trí nhớ và bớt cảnh tối về còn ngồi rà lại từng đoạn chat để tìm xem hàng đang kẹt ở đâu.