Cách kiểm soát hàng thiếu khi giao nhiều size khác nhau

Vì sao xưởng may hay bị thiếu hàng khi giao nhiều size?

Trong xưởng may, đặc biệt là xưởng nhỏ và vừa nhận đơn áo thun, sơ mi, quần đồng phục hoặc hàng thời trang basic, lỗi thiếu hàng theo size xảy ra rất thường xuyên. Không phải vì thợ không làm đủ, mà vì khâu tổng hợp và giao hàng bị rối. Đơn có 5 size từ S đến XXL, mỗi màu lại chia số lượng khác nhau, thêm vài mã in, vài kiểu đóng gói riêng là chỉ cần một bước ghi tay sai hoặc đếm vội là thiếu ngay.

Thực tế ở nhiều tổ gia công, phần cắt theo sơ đồ một đằng, phần chuyền báo ra một đằng, tổ hoàn thiện giữ số khác, đến lúc đóng thùng lại lấy theo giấy nháp. Có nơi thợ đóng gói thấy thiếu size M thì tự ý bù bằng size L cho đủ tổng số, nghĩ rằng khách sẽ không để ý. Nhưng khách kiểm theo bảng size chứ không kiểm theo tổng. Kết quả là hàng bị trả lại, xưởng phải giao bù, tốn xe, tốn người, mất uy tín.

Một nguyên nhân nữa là xưởng chỉ kiểm theo tổng sản lượng mà không kiểm theo cơ cấu size. Ví dụ đơn 1.200 cái đủ số, nhưng khách yêu cầu size S 150, M 350, L 400, XL 220, XXL 80. Nếu giao đủ 1.200 cái mà thiếu 20 size S và dư 20 size XL thì vẫn là giao sai. Với khách shop, khách công ty, khách đồng phục trường học, lỗi này rất khó chấp nhận vì họ đã chia phát theo người mặc từ trước.

Muốn hết thiếu hàng, xưởng không thể chỉ hỏi “đủ tổng chưa?” mà phải hỏi đúng hơn: “đủ từng size, từng màu, từng mã, từng thùng chưa?”

Quy trình 5 bước để kiểm soát thiếu size trước khi giao

Điểm mấu chốt là phải có một quy trình đủ đơn giản để tổ trưởng, kho, hoàn thiện và chủ xưởng cùng làm được. Nếu quy trình quá rườm rà, lúc hàng gấp mọi người sẽ bỏ qua. Dưới đây là cách làm thực tế, phù hợp nhiều xưởng may Việt Nam.

1. Chốt một bảng số lượng gốc duy nhất

Trước khi cắt hoặc ít nhất trước khi đóng gói, phải có một bảng tổng số lượng chuẩn. Bảng này ghi rõ mã hàng, màu, size, số lượng đặt, số lượng cho phép hao hụt nếu có, và quy cách đóng gói. Quan trọng nhất là chỉ dùng một bản gốc để các bộ phận đối chiếu. Không nên để sale cầm một file, kho cầm một bản in cũ, tổ hoàn thiện lại ghi theo nhóm chat.

Bảng gốc nên có các cột sau:

• Mã hàng / tên hàng
• Màu
• Size S, M, L, XL, XXL...
• Tổng theo màu
• Tổng toàn đơn
• Quy cách đóng gói: 1 cái/túi, 10 cái/bó, 50 cái/thùng...
• Ghi chú tách hàng nếu có

Nếu khách thay đổi size giữa chừng, phải cập nhật lại bản cuối cùng và thông báo rõ trong nhóm làm việc. Nhiều xưởng bị thiếu không phải do sản xuất thiếu, mà do vẫn giao theo bảng cũ trong khi khách đã đổi size trước ngày xuất hàng.

2. Kiểm từ bán thành phẩm, không đợi đến lúc đóng thùng

Rất nhiều chủ xưởng chỉ phát hiện thiếu khi xe sắp tới lấy hàng. Lúc đó không còn thời gian dò lỗi. Cách an toàn hơn là kiểm theo 3 điểm: sau cắt, sau hoàn thiện, trước đóng thùng. Sau cắt, tổ cắt kiểm số thân theo màu-size để biết có lệch sơ đồ không. Sau hoàn thiện, tổ là/kiểm hàng đối số lượng thực nhận theo size. Trước đóng thùng, kho hoặc người phụ trách giao hàng kiểm lại lần cuối.

Nếu làm được việc này, xưởng sẽ phát hiện sớm các vấn đề như:

1. Thiếu cụm size do cắt nhầm bàn.
2. Lẫn màu nhưng không lẫn tổng số.
3. Hàng lỗi tập trung ở một size, dẫn tới đủ tổng nhưng thiếu size đạt chất lượng.
4. Hàng đang nằm rải rác ở chuyền, tổ cắt, bàn kiểm mà chưa gom đủ.

Khi phát hiện sớm, xưởng còn thời gian xoay: sửa hàng lỗi, bù cắt, xin khách điều chỉnh lịch giao hoặc chốt giao thiếu có xác nhận. Để tới lúc niêm phong thùng mới kiểm thì gần như chỉ còn cách chạy theo chữa cháy.

Cách chia trách nhiệm rõ để không thiếu mà không ai nhận lỗi

Một pain rất thực tế ở xưởng là khi giao thiếu, bộ phận nào cũng nói mình đã bàn giao đủ. Tổ chuyền bảo đã ra đủ. Hoàn thiện bảo nhận thiếu từ trước. Kho nói lấy theo phiếu. Chủ xưởng cuối cùng là người đứng ra giải quyết với khách. Vì vậy, muốn kiểm soát thiếu size thì phải chia trách nhiệm theo điểm chạm.

Có thể áp dụng cách đơn giản sau:

• Tổ trưởng chuyền: ghi số ra chuyền theo size, không chỉ ghi tổng.
• Bộ phận hoàn thiện: kiểm số nhận thực tế, tách riêng hàng lỗi và hàng đạt.
• Kho hoặc người đóng gói: soạn hàng theo bảng gốc, đánh dấu từng dòng đã đủ hay chưa.
• Người giao hàng/chủ xưởng: chỉ ký xuất khi có phiếu kiểm cuối cùng.

Mỗi lần bàn giao nên có giấy hoặc file xác nhận ngắn gọn. Không cần quá hành chính, nhưng phải có dấu vết. Một tờ A4 kẹp theo đơn, ký tên từng công đoạn, còn hiệu quả hơn việc nhớ bằng miệng. Nếu xưởng đã dùng phần mềm quản lý, có thể cập nhật trực tiếp theo mã đơn. Nếu chưa có phần mềm, Excel và phiếu in vẫn làm tốt nếu duy trì đều.

Mẹo thực tế khi soạn và đóng gói nhiều size

Khi đơn có nhiều size, nhiều màu, cách soạn hàng quyết định rất lớn đến việc có bị thiếu hay không. Nhiều xưởng đóng theo kiểu thấy đâu lấy đó, gom đủ tổng trước rồi mới chia size sau, cách này rất dễ lệch. Nên làm ngược lại: chia theo size trước, đóng gói sau.

Một số mẹo dễ áp dụng:

1. Trải bảng size ngay tại bàn soạn hàng, người soạn đánh dấu từng ô khi đủ số.
2. Không để hai đơn gần giống nhau nằm cùng khu vực đóng gói.
3. Size nào đủ trước thì bó riêng, dán giấy to, dễ nhìn.
4. Màu đậm và màu gần giống nhau phải tách sọt rõ ràng.
5. Hàng lỗi, hàng chờ sửa, hàng đạt không để chung một bàn.

Nếu giao cho khách chuỗi cửa hàng hoặc đồng phục theo từng phòng ban, nên đóng theo từng set đã chia sẵn thay vì dồn chung theo tổng size. Làm vậy mất công lúc đầu nhưng giảm sai rất mạnh khi giao thực tế. Ngoài ra, trên thùng nên ghi rõ: mã hàng, màu, size, số lượng và số thứ tự thùng. Khi khách gọi báo thiếu, xưởng còn lần được thùng nào có vấn đề.

Với những xưởng thường xuyên làm hàng nhiều biến thể, nên chuẩn hóa một mẫu phiếu kiểm giao hàng. Phiếu này tối thiểu có: số đơn, ngày giao, bảng size, số lượng đóng thực tế, số thùng, người kiểm, người đóng. Có thể tham khảo thêm cách lập biểu mẫu tại mẫu phiếu giao hàng hoặc xây sẵn file nội bộ để dùng lâu dài.

Xử lý thế nào khi đã phát hiện thiếu size trước giờ giao?

Nếu đã phát hiện thiếu, điều đầu tiên là không giao theo kiểu “gửi trước rồi tính sau” khi chưa báo khách. Cách xử lý nên theo thứ tự ưu tiên:

1. Rà lại toàn bộ điểm giữ hàng: chuyền, bàn kiểm, khu sửa lỗi, kho thành phẩm.
2. Phân loại thiếu do chưa may xong, do hàng lỗi, hay do đếm sai.
3. Nếu có thể hoàn thiện nhanh trong ngày, gom người xử lý dứt điểm phần thiếu.
4. Nếu không kịp, báo khách đúng tình hình và chốt phương án giao bù có thời gian cụ thể.

Điều khách khó chịu nhất không hẳn là thiếu hàng, mà là xưởng nói không rõ. Chủ xưởng càng minh bạch sớm, khách càng dễ phối hợp. Ngược lại, giao xong để khách tự phát hiện rồi mới thừa nhận thì gần như chắc chắn mất điểm.

Tóm lại, kiểm soát hàng thiếu khi giao nhiều size khác nhau không nằm ở một người kiểm đếm giỏi, mà nằm ở quy trình rõ, bảng số lượng gốc duy nhất, kiểm nhiều điểm và trách nhiệm từng bộ phận. Xưởng nào đang hay bị thiếu size nên bắt đầu từ việc nhỏ nhất: thống nhất một bảng size chuẩn và bắt buộc đối chiếu trước khi niêm phong thùng. Chỉ cần làm đều vài đơn, tỷ lệ giao thiếu sẽ giảm thấy rõ.